Les meilleures pratiques pour intégrer un consultant

Un consultant est une personne d’expertise. Il intervient dans une entreprise externe pour des besoins ponctuels. Dans le domaine de la logistique, un consultant est à votre service pour améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise, mais aussi réduire vos coûts pour une meilleure satisfaction client. 

À mi-chemin entre le prestataire externe et le collaborateur, le statut du consultant peut parfois être ambigu. Il peut toutefois être amené à passer des mois au sein d’une entreprise pour réaliser sa mission. D’où l’importance d’un onboarding efficace pour qu’il se sente membre d’une équipe à part entière. 

L’intégration d’un consultant au sein d’une entreprise peut être tâche ardue. Dans cet article, Procemo vous donne les clés pour un onboarding réussi. 

Comprendre l’importance de l’intégration d’un consultant

Le consultant peut avoir différents rôles, dont : 

‍

• L’amélioration du fonctionnement d’une entreprise dans un domaine particulier. Cela peut aussi bien concerner l’organisation générale de l’entreprise que les ressources humaines, etc. 

• Sous-traiter l’action d’une entreprise. En logistique, vous pouvez par exemple externaliser la gestion des achats pour vous concentrer uniquement sur les tâches à forte valeur ajoutée. 

‍

Lorsqu’il intègre votre entreprise le temps d’une mission, le consultant peut se retrouver dans une situation délicate. Issu d’une entreprise externe, il doit parvenir à trouver sa place dans votre culture d’entreprise. Il faut donc, dès l’intégration, résoudre les différentes problématiques auxquelles il peut être confronté. 

‍

Qui dit bonne intégration dit bonne collaboration. L’onboarding du consultant va donner le ton de pour le reste de sa mission. Naturellement, votre objectif sera de créer un environnement dans lequel votre prestataire pourra s’épanouir pour une expérience collaborateur forte.

Planifier l’onboarding d’un consultant

Une fois le consultant recruté, il faut maintenant penser à l’intégration du consultant au sein de votre entreprise. Voici quelques étapes à suivre pour mener à bien l’onboarding. 

Anticiper son arrivée 

L’arrivée du consultant doit se préparer en amont. C’est avant son intégration que vous devez penser aux attentes liées à sa mission et les objectifs que vous souhaiteriez atteindre. Une fois cela mis au clair, vous pourrez partager vos informations plus facilement avec votre collaborateur. 

Veillez aussi à bien définir ses conditions de travail par rapport aux autres collaborateurs. Le consultant a-t-il le droit au télétravail ? A-t-il accès au restaurant de l’entreprise ? Autant de questions qu’il faudra clarifier pour que l’onboarding se déroule de façon sereine.

Avant l’arrivée du consultant, tout doit être prêt comme s’il était un collaborateur interne à votre entreprise. Cela lui donnera une première impression de son nouvel environnement de travail. Il faut penser à : 

• préparer son badge d’accès aux bureaux ; 

• lui réserver un espace de travail dédié ; 

• préparer son matériel informatique ; 

• lui créer une adresse mail individuelle. 

Pour qu’il se sente membre à part entière, invitez-le à rejoindre les outils collaboratifs que vous utilisez au quotidien: Zoom, Slack, Google Drive… Vous ferez preuve de transparence avec lui pour qu’il se sente 100 % en confiance dans votre entreprise. 

N’oubliez pas de lui envoyer un mail personnalisé avant le Jour J précisant : l’organigramme de l’entreprise, les documents dont il doit prendre connaissance, l’accès aux locaux, l’heure d’arrivée… Vous pouvez aussi préparer un « welcome pack » avec les goodies de votre entreprise.

Le Jour J

L’idéal serait de planifier un petit-déjeuner d’accueil le Jour J pour une présentation officielle au reste de l’équipe : 

• parler des futures missions du consultant au sein de l’entreprise  

• le laisser se présenter et parler de son expérience ; 

• finir le discours pour qu’il soit en confiance. 

Le petit-déjeuner d’accueil peut d’ores et déjà aider le consultant à tisser des liens professionnels, voire personnels avec le reste de l’équipe. 

Créer des liens dans l’entreprise 

L’un des obstacles à l’intégration d’un consultant, c’est la création du lien social chez le client. Même si sa mission est éphémère, il doit être considéré comme un membre de l’équipe à part entière. 

Le consultant doit connaître le reste de l’équipe pour se sentir intégré au sein de votre entreprise et collaborer avec vous. Si l’un de vos collègues rate le petit-déjeuner d’accueil du Jour J, cela peut faire l’objet d’un déjeuner ad hoc. 

N’oubliez pas d’inviter le consultant lors des événements au sein de votre entreprise : ateliers de travail, team building, séminaires… Il pourra alors s’intégrer plus facilement à votre culture de travail le temps de sa mission. Vous pourrez aussi en apprendre plus sur lui et ses méthodes de travail pour mieux l’accompagner dans le déroulement de sa mission. 

L’accompagner dans sa mission

Pour qu’un consultant puisse mener à bien sa mission, il doit faire l’objet d’un accompagnement personnalisé avec un interlocuteur interne le temps de sa mission. Il sera alors en mesure d’obtenir les informations dont il a besoin, mais aussi être mis en relation avec certaines personnes. 

Cet interlocuteur doit, dès l’onboarding : 

• définir les modalités pratiques du projet (dont le planning, le livrable, etc.) ; 

• communiquer sur les attentes de cette mission ; 

• être clair sur les objectifs ; 

• déterminer des points réguliers pour suivre l’avancée de sa mission. 

‍

Si nécessaire, vous pouvez aussi mettre en place un plan de formation personnalisé pour combler les éventuelles lacunes du consultant. 

‍

Soyez réaliste dans l’accompagnement de sa mission. N’infligez pas au consultant des horaires pénibles, sans quoi il ne se sentira pas épanoui dans votre culture de travail. Le consultant n’est pas là pour résoudre tous les problèmes de votre entreprise, au contraire, il vient pour une mission prédéfinie. 

Lui faire confiance 

Osez lâcher prise. Si vous faites appel à un consultant, ce n’est pas pour vous infliger du travail supplémentaire. Au fil des années, le consultant a lui aussi développé des méthodes de travail qui lui sont particulières : faites-lui confiance ! 

L’avantage de faire appel à un consultant, c’est justement de pouvoir bénéficier de son expertise dans un domaine particulier. Lui donner une marge d’action lors de sa mission pour qu’il puisse lui-même prendre des initiatives. Vous pourrez être surpris. 

Faire des points réguliers pour suivre l’avancée de sa mission peut être une façon de lui faire confiance plus facilement. Des retours de sa part peuvent vous permettre de savoir comment avance le projet, si vous en êtes satisfait, etc. Vous pourrez alors vous concentrer sur les tâches essentielles. 

En tant que collaborateur externe, le consultant dispose aussi d’un regard global sur votre entreprise. Vous pouvez le solliciter pour un éventuel feedback de votre entreprise. Quelles sont les pistes d’amélioration ? Quelles sont les méthodes de travail à adopter ? Autant de questions auxquelles pourra répondre votre consultant, issu d’une entreprise externe. 

Conclusion

Le consultant, intervenant externe, peut avoir du mal à s’intégrer dans une toute nouvelle entreprise. Néanmoins, son onboarding donne le ton pour le reste de sa mission. Il faut donc planifier à l’avance son arrivée et son intégration.

Rappelez-vous que vous ne ferez jamais d’un consultant un employé interne. Il reste un collaborateur temporaire à votre entreprise. Mais avec un onboarding réussi, vous vous assurez de la réussite de votre collaboration. 

Vous souhaitez bénéficier de l’expertise Procemo ? N’hésitez pas à nous contacter.